Anleitung: Aufgaben mit Evernote verwalten

Anleitung: Aufgaben mit Evernote verwalten

Anleitung: Aufgaben mit Evernote verwalten

Aufgaben mit Evernote verwalten

Du hast bestimmt zahlreiche Aufgaben in allen Bereichen deines Lebens zu bewältigen. Um dabei produktiv und organisiert zu bleiben, ist es wichtig, ein System zu verwenden, mit dem du immer auf dem Laufenden bist. Evernote ist nicht nur ein Arbeitsplatz zum Festhalten von Ideen und Projekten, sondern kann auch als zentrale Anlaufstelle für das Organisieren und Überwachen von Aufgaben eingesetzt werden. In diesem Artikel findest du die entsprechenden Schritte dazu.

 

Grundlegende Aufgabenplanung

Falls sich deine Aufgaben in Grenzen halten, reicht es möglicherweise schon, eine oder zwei einfache Listen zu erstellen. Wenn du zum Beispiel eine Checkliste deiner persönlichen Aufgaben zusammenstellen möchtest, füge eine neue Notiz hinzu, indem du auf +Neue Notiz klickst. Benenne die Notiz „Private Aufgaben“.

Nachdem du die Notiz erstellt hast, füge deine Aufgaben hinzu. Klicke auf das Symbol für das Kontrollkästchen und gib deine erste Aufgabe ein. Wenn du die Eingabetaste drückst, fügt Evernote automatisch ein neues Kontrollkästchen für deine nächste Aufgabe hinzu.

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Füge alle deine Aufgaben zu dieser Notiz hinzu. Wenn du übergeordnete Kategorien für deine Aufgaben hast, hebe die Titel mithilfe von Fettschrift oder einer anderen Farbe hervor.

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Wenn Aufgaben Bezug auf andere Notizen in Evernote haben, kannst du die Notizen verknüpfen und sie mit nur einem Klick aufrufen. Wenn du zum Beispiel die Aufgabe Einkaufen gehen erstellt hast, wäre die entsprechende Einkaufsliste womöglich zu lange, um sie in die Aufgabenliste aufzunehmen. Erstelle in diesem Fall einen Notizlink, um schnell von der Aufgabe zur Liste wechseln zu können.

Rufe die Notiz auf, auf die du verlinken möchtest, in diesem Fall die Notiz mit der Einkaufsliste. Klicke mit der rechten Maustaste (Windows) oder drücke die Control-Taste und klicke (Mac) und wähle im Menü „Notizlink kopieren“ aus.

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Wechsle wieder zur Liste deiner persönlichen Aufgaben. Hebe die Aufgabe Einkaufen gehen hervor. Wenn der Text markiert ist, klicke mit der rechten Maustaste (Windows) oder drücke die Control-Taste und klicke (Mac) und wähle „Link“ oder „Hyperlink“ und anschließend „Hinzufügen“ aus.

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Drücke im Pop-up-Fenster Strg + V (Windows) oder Command + V (Mac), um den Notizlink einzufügen. Klicke dann auf OK.

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Nachdem du den Notizlink hinzugefügt hast, klicke auf die Aufgabe mit dem unterstrichenen Text. Die entsprechende Notiz wird aufgerufen. Wechsle zurück zur Aufgabenliste, indem du in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Zurück“ klickst.

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Nachdem du alle deine Aufgaben hinzugefügt hast, möchtest du wahrscheinlich häufig auf deine Aufgabenliste zugreifen, um immer organisiert und auf dem Laufenden zu bleiben. Um deine Aufgabenliste rasch zu öffnen, ziehe sie in der Seitenleiste auf den Bereich der Schnellzugriffe.

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Nun kannst du nur mit einem Klick auf alle deine Aufgaben zugreifen.

Wenn du eine Aufgabe in der Liste abgeschlossen hast, klicke auf das entsprechende Kontrollkästchen, um es zu markieren. Dies ist auch unterwegs über dein Smartphone oder Tablet möglich.

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Erweiterte Aufgabenplanung

Falls du jedoch komplexere Anforderungen an die Aufgabenplanung stellst, solltest du einen anderen Ansatz verfolgen. Dies gilt zum Beispiel, wenn du detaillierte Projekte oder den Aufgabenstatus verfolgen möchtest, herausfinden möchtest, welches Teammitglied für welche Aufgabe zuständig ist, oder Aufgaben in verschiedenen Notizbüchern verwalten willst.

Überlege dir zu Beginn, wie du deine Aufgaben filtern oder anzeigen möchtest: nach Status (ausstehend, läuft, fertig), nach Projekt oder Kunde („Newsletter“, „Konto Schmidt“) oder nach Teammitglied (Christian, Erika, Jan). Du kannst diese Elemente jedoch auch kombinieren. Nimm dir einen Moment Zeit, um die Filter zusammenzustellen. Hier findest du ein Beispiel:

Status

  • Ausstehend
  • Warten
  • Läuft
  • Fertig
  • Verschoben

Projekt

  • Projektname

Kunde

  • Kundenname (Nachname, Vorname)
  • Name des Unternehmens

Teammitglied

  • Vorname

Region

  • Nordamerika
  • Südamerika
  • EMEA
  • China
  • Japan
  • APAC

Nachdem du deine Filter festgelegt hast, verwende deine Liste, um Schlagwörter zu erstellen, mit denen du deine Notizen nach diesen Charakteristiken filtern kannst. Schlagwörter sind besonders nützlich, da man Notizen mit Schlagwörtern unabhängig vom übergeordneten Notizbuch suchen kann. Somit kannst du Notizen in verschiedenen Notizbüchern finden.

Öffne eine Notiz, für die du ein Schlagwort hinzufügen möchtest. Klicke über der Notiz auf das Symbol für das Schlagwort und gib den Namen ein.

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Über der Notiz wird das angewendete Schlagwort angezeigt. Wenn du weitere Schlagwörter hinzufügen möchtest, zum Beispiel den Aufgabenstatus und das zuständige Team, klicke neben dem eben erstellten Schlagwort und gibt den Namen des neuen Schlagworts ein. Drücke anschließend die Eingabetaste. Du kannst so viele Schlagwörter hinzufügen, wie du möchtest.

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Nachdem du ein Schlagwort zu einer Notiz hinzugefügt hast, wird es dir automatisch angezeigt, wenn du in einer anderen Notiz ein Schlagwort hinzufügen möchtest und die ersten Buchstaben eingibst. In Evernote Business können alle mit Zugriff auf ein Notizbuch automatisch die darin angewendeten Schlagwörter verwenden.

Füge weitere Schlagwörter zu deinen Notizen hinzu, in denen Aufgaben vorhanden sind, die du verfolgen möchtest.

 

Aufgaben überprüfen

Nachdem du Schlagwörter zu Notizen hinzugefügt hast, kannst du die Notizen nach Schlagwort filtern. Es stehen dir dafür mehrere Optionen zur Verfügung.

Um alle deine Schlagwörter anzuzeigen, klicke in der Seitenleiste auf „Schlagwörter“. In Evernote Business werden auch die Schlagwörter gezeigt, die zu Notizen in für dich verfügbaren Business-Notizbüchern gehören.

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Wenn du auf ein Schlagwort klickst, werden alle Notizen mit diesem Schlagwort in der Notizliste angezeigt, egal, in welchem Notizbuch sie gespeichert sind. So kannst du rasch alle Aufgaben ansehen, die einem bestimmten Teammitglied oder Projekt zugewiesen sind. In diesem Beispiel haben wir auf das Schlagwort „John“ geklickt, um alle ihm zugewiesen Notizen zu sehen.

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Wenn du auf bestimmte Schlagwörter schnell zugreifen möchtest, ziehe sie in der Seitenleiste auf die Schnellzugriffe. Wenn du dann auf den gespeicherten Schnellzugriff klickst, werden nur die Notizen angezeigt, die das entsprechende Schlagwort enthalten. Dies ist besonders nützlich, wenn du rasch den Status von Aufgaben überprüfen willst. Ziehe zum Beispiel die Schlagwörter „Ausstehend“, „Läuft“ und „Fertig“ auf die Schnellzugriffe. Mit nur einem Klick kannst du dann den Status aller deiner Aufgaben aufrufen.

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Du kannst auch nach mehreren Schlagwörtern gleichzeitig filtern, zum Beispiel, wenn du alle Aufgaben sehen möchtest, an denen ein bestimmtes Teammitglied gerade arbeitet. Verwende in diesem Fall den Namen des Mitarbeiters und den Status. In unserem Beispiel haben wir nach „John“ und „To-Do“ (Ausstehend) gefiltert.

Windows: Klicke in der Seitenleiste auf „Notizen“, um deine Notizliste anzuzeigen. Wähle oben in der Notizliste aus, nach Schlagwort zu filtern, und gib die entsprechenden Schlagwörter ein

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Du kannst mehr als ein Schlagwort auswählen. In unserem Beispiel fügen wir Schlagwörter für „John“ und „To-Do“ (Ausstehend) hinzu, um die offenen Aufgaben von John zu verfolgen.

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Wenn du weitere Schlagwörter hinzufügst, werden deine Notizen in der Notizliste entsprechend gefiltert. So siehst du nur die Aufgaben, also die dazugehörigen Notizen, die der Kombination von Status, Person und Projekt entsprechen. Im Beispiel oben werden nun alle Aufgaben gezeigt, die John noch zu erledigen hat.

Wenn du diese Kombination von Schlagwörtern später erneut verwenden möchtest, speichere die Suche. Vergewissere dich, dass im Suchfeld nur die gewünschten Schlagwörter zu sehen sind. Klicke dann in das Suchfeld und anschließend auf „Suche speichern“. Gib anschließend den Namen für die gespeicherte Suche ein.

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Nachdem du die Suche gespeichert hast, wird sie immer in der Drop-down-Liste angezeigt, wenn du in das Suchfeld klickst. Du kannst gespeicherte Suchen und Schnellzugriffe für alle Schlagwörter oder Kombinationen daraus speichern, die du für das Filtern deiner Aufgaben verwendest.

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Ziehe die gespeicherte Suche aus dem Drop-down-Menü in die Schnellzugriffe.

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Mac: Klicke in der Seitenleiste auf „Notizen“, um die Notizliste aufzurufen. Klicke in das Suchfeld und unten im Pop-up-Menü des Suchfelds auf „Suchoption hinzufügen“. Wähle „Schlagwort“ aus. Wähle das erste gewünschte Schlagwort aus und klicke auf „Hinzufügen“. In unserem Beispiel fügen wir zuerst das Schlagwort „John“ und dann „To-Do“ (Ausstehend) hinzu.

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Unsere Notizen wurden nun gefiltert und es werden nur mehr die Aufgaben von John angezeigt, die noch zu erledigen sind.

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Um diese Suche später wiederzuverwenden, speichere sie. Klicke dazu in der Menüleiste auf „Bearbeiten“ > „Suchen“ und „Suche speichern“ und gib dann einen Namen für die Suche ein.

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Deine gespeicherte Suche wird jetzt im Suchfeld angezeigt. Wenn du später rasch wieder auf die Suche zugreifen möchtest, ziehe sie vom Suchfeld zu den Schnellzugriffen.

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Aufgabenstatus anpassen

Deine Aufgaben werden sich im Laufe der Zeit ändern. So wechseln zum Beispiel Teammitglieder zu anderen Projekten oder der Status von Aufgaben ändert sind. Aktualisiere deine Schlagwörter regelmäßig, um die Änderungen der Aufgaben widerzuspiegeln.

Um deine Aufgaben zu aktualisieren, öffne eine Notiz, in der die Schlagwörter enthalten sind, die du zum Filtern der Aufgaben verwendest. Du kannst ein Schlagwort löschen, indem du es auswählst und dann die Taste zum Löschen auf deiner Tastatur drückst.

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Nachdem du das überflüssige Schlagwort entfernt hast, füge ein aktualisiertes hinzu. Falls die Aufgabe in der Phase Ausstehend war, derzeit jedoch daran gearbeitet wird, entferne das alte Schlagwort und ersetze es durch „Läuft“. Wenn du ein bereits zuvor erstelltes Schlagwort verwenden möchtest, wird es automatisch bei der Eingabe angezeigt.

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Die Verwaltung von Schlagwörtern ist sehr wichtig für das effektive Aufgabenmanagement. Es ist ratsam, Schlagwörter sofort anzupassen, wenn Aufgaben oder Projekte sich ändern. Wenn du in einem Team arbeitest, vergewissere dich, dass alle darüber informiert sind, wie und wann Schlagwörter Notizen und Aufgaben angepasst werden sollen.

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