Anleitung: Mit Vorlagen Zeit sparen

Anleitung: Mit Vorlagen Zeit sparen

Anleitung: Mit Vorlagen Zeit sparen

Mit Vorlagen Zeit sparen

Vergeude nicht deine Zeit (und dein Talent), indem du häufig verwendete Dokumente wie Tagesordnungen für Besprechungen, Marketing-Kalender oder Projektzeitpläne immer wieder neu erstellst. Stelle stattdessen eine Vorlagenbibliothek in Evernote zusammen, um effektiv Zeit zu sparen. Hier findest du die Anleitung dazu.

 

Vorlagenbibliothek erstellen

Du benötigst einen Ort, an dem du und dein Team unkompliziert auf häufig verwendete Vorlagen zugreifen könnt. Erstelle zu Beginn ein neues Business-Notizbuch und benenne es „Vorlagenbibliothek“. Darin kannst du die Vorlagen für dich und dein Team speichern.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Nun kannst du die ersten Vorlagen zu deinem Notizbuch „Vorlagenbibliothek“ hinzufügen. Denke dabei an Dokumente, die häufig gebraucht werden. Zum Beispiel:

  • Tagesordnung für Meetings
  • Projektpläne
  • Zeitpläne
  • Ausgabenformulare
  • Gesprächsnotizen
  • Und noch vieles mehr

Jedes Dokument, das du regelmäßig abänderst, kann als Vorlage gespeichert werden.

In diesem Beispiel erstellen wir eine Vorlage für eine Tagesordnung, die wir wiederverwenden möchten. Füge deine erste Vorlage hinzu, indem du oben im Evernote-Fenster auf „+ Neue Notiz“ klickst. Benenne deine Notiz „Vorlage – Tagesordnung“.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Nachdem du die Notiz hinzugefügt hast, gibt Text ein und formatiere die Notiz. Füge andere Elemente hinzu, die Teil der Vorlage sein sollen. In unserem Beispiel der Tagesordnung fügen wir einige Abschnitte hinzu, die in jedem Meeting hilfreich sind.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Nachdem du die erste Vorlage abgeschlossen hast, erstelle weitere, um deinen täglichen Arbeitsablauf zu optimieren. Füge alle Vorlagen zum Notizbuch „Vorlagenbibliothek“ hinzu.

Mit Vorlagen Zeit sparen

 

Erstellen und wiederverwenden

Wenn du eine Vorlage in deiner Bibliothek verwenden möchtest, klicke mit der rechten Maustaste (Windows) oder drücke die Strg-Taste und klicke gleichzeitig (Mac) im Pop-up-Menü auf „In Notizbuch kopieren“.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Wähle das Notizbuch aus, in das du die Vorlage kopieren möchtest. In unserem Beispiel wählen wir das Notizbuch „Meetings“ aus, in das die Notiz „Vorlage – Tagesordnung“ gespeichert werden soll.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Rufe das Notizbuch auf, in das du die Vorlage kopiert hast. Dort findest du eine Kopie der Vorlage, die du bearbeiten kannst. Deine Originalvorlage befindet sich weiterhin im Notizbuch „Vorlagenbibliothek“.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Passe die Kopie der Vorlage an die Details des jeweiligen Projekts oder Meetings an. Hier fügen wir Informationen zu einem bevorstehenden Meeting hinzu, indem wir den Titel der Notiz ändern und wichtige Notizen direkt an die Notiz anhängen.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Wie bei allen anderen Notizen in Evernote kannst du auch diese Notizen ganz einfach mit deinen Teamkollegen über Work Chat teilen. Klicke dazu einfach in der Notiz auf die Schaltfläche „Freigeben“, um anderen Nutzern Zugriff zu geben.

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Vorlagen für das Team freigeben

Behalte die Vorlagen nicht für dich selbst. Andere Teammitglieder können sie sicher gut gebrauchen. Nachdem du das Notizbuch „Vorlagenbibliothek“ erstellt hast, gib es für deine Arbeitsgruppe via Work Chat frei. Wenn das ganze Unternehmen Zugriff haben soll, veröffentliche das Notizbuch in Evernote.

Mit Vorlagen Zeit sparen

Vergewissere dich, dass du die Vorlagenbibliothek lediglich mit Leseberechtigung freigibst oder veröffentlichst. So können Teammitglieder die erstellten Vorlagen zwar aufrufen, aber nicht irrtümlich überschreiben oder löschen.

 

Vorlagen herunterladen

In der kompletten Vorlagensammlung von Evernote findest du Vorlagen für viele gängige Aufgaben in Unternehmen, die du herunterladen kannst. Dazu gehören unter anderem Notizen für den Überblick von Ausgaben, Kalender für Marketing-Projekte und Tagesordnungen für Meetings.

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