Anleitung: An Projekten zusammenarbeiten

Anleitung: An Projekten zusammenarbeiten

Anleitung: An Projekten zusammenarbeiten

An Projekten zusammenarbeiten

Eine klare Strukturierung ist Grundbaustein einer effektiven Zusammenarbeit im Team. Projekte bestehen aus vielen einzelnen Bestandteilen, wie Zeitplänen, Checklisten, Notizen, Dateien und Angeboten. Dank eines zentralen Standorts für deine Projekte haben alle Zugriff auf die aktuellsten Informationen und können Ergebnisse und Termine mitverfolgen.

 

Spezifische Projektnotizbücher

Wenn die Projekte deines Teams zentral in Evernote Business gespeichert sind, kann jeder von seinem Gerät schnell auf die aktuellsten Informationen zugreifen – egal, ob vom Computer, Tablet oder Smartphone.

Erstelle als ersten Schritt für eine Zusammenarbeit in Evernote Business ein Business-Notizbuch für dein Projekt. Gib jedem die Berechtigung, Änderungen an einem Notizbuch vorzunehmen, und gib das Notizbuch dann für dein Team frei.

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Motiviere alle Teammitglieder, über das Notizbuch an dem Projekt teilzunehmen.

 

Alle Elemente zentral sammeln

Inspiration für ein Projekt holt man sich oft online. Dann wird die Idee gemeinsam im Team ausgebaut und schließlich schriftlich auf den Punkt gebracht. Mit Evernote Business kannst du alle diese Schritte zentral zusammenfassen, damit alle Teammitglieder rasch und unkompliziert auf die Details zugreifen können.

Hier sind einige Beispiele für Inhalte, die du in deinem Evernote Business-Arbeitsplatz erfassen kannst:

  • Projektzeitpläne
  • Web-Clips und Artikel
  • Fotos
  • Entwürfe
  • Budgettabellen
  • Meeting-Notizen mit Aktionspunkten

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Erfasse die Ideen während des Brainstormings auf einem Whiteboard und lichte diese dann mit der in der Evernote App integrierten Kamera ab. Die innovativen Ideen deines Teams befinden sich dann am selben Ort wie deine Projektdetails.

 

Mit Notizbüchern Inhalte und Mitarbeiter organisieren

Hier sind einige effiziente Methoden, um Notizbücher und Inhalte so zu organisieren, dass jeder schnell genau das findet, was er braucht.

Der Projektinhaber sollte folgende Schritte durchführen:

  • Projektnotizbuch erstellen und betreuen
  • Regeln für die Benennung der Notizen aufstellen
  • Bereits gesammelte Inhalte hinzufügen

Bitte alle Teammitglieder, die etwas zum Notizbuch beisteuern werden, die Regeln für die Benennung einzuhalten. So kann die Navigation erleichtert werden.

Füge eine Notiz mit dem Projektplan hinzu, um das Projekt wie geplant durchzuführen. Damit erhält jeder eine detaillierte Übersicht über alle Elemente des Projekts. Eine Vorlage für einen Projektplan findest du unten zum Herunterladen.

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Erstelle eine Notiz als Inhaltsverzeichnis, um deinen Teammitgliedern die Navigation im Notizbuch zu erleichtern.

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Fixiere die Notiz oben in der Notizliste, indem du eine Erinnerung hinzufügst (dargestellt vom Weckersymbol oben im Notizfenster).

 

Inhalte für Kunden, externe Mitarbeiter und Berater freigeben

Notizbücher und Notizen in Evernote Business können ganz einfach für Personen außerhalb des Unternehmens freigegeben werden. Gib ein Notizbuch für externe Mitarbeiter frei, damit sie Notizen ändern, Projektaktualisierungen hinzufügen und neue Designs an das interne Team freigeben können.

Wenn ein Partner oder externer Mitarbeiter eine Notiz aufrufen, aber nicht bearbeiten soll, kannst du eine einzelne Notiz per E-Mail oder über eine URL freigeben. Wenn du eine Notiz als URL freigibst, wird der Empfänger die aktuellste Version der Notiz in seinem Browser sehen. Das ist besonders nützlich, wenn der Empfänger über Aktualisierungen des freigegebenen Inhaltes informiert werden sollt, z. B. bei einem Projekt- oder Zeitplan.

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Aufgaben, die Teammitgliedern zugeteilt wurden, mit Schlagwörtern versehen

Neben der Freigabe von Inhalten an das Team möchtest du sicherlich auch den Überblick behalten, wer für welche Projektelemente zuständig ist, welche Elemente noch in Bearbeitung sind und welche bereits abgeschlossen wurden.

Mit Schlagwörtern ist für jedes Teammitglied klar ersichtlich, wer welche Aufgaben übernimmt und der Projektinhaber ist immer am neuesten Stand. Füge einzelnen Notizen Schlagwörter hinzu, um zu zeigen, wer für eine gewisse Aktion verantwortlich ist. Wenn mehrere Teammitglieder gemeinsam an den Aufgaben in einer Notiz arbeiten, kannst du Schlagwörter für jede Person hinzufügen.

Schlagwörter können auch den Status der einzelnen Notizen darstellen. Du kannst damit zum Beispiel angeben, ob eine Notiz derzeit unvollständig und dringend ist. Beispiele für Schlagwörter:

  • Status – abgeschlossen, unvollständig, ausstehend
  • Dringlichkeit – dringend, nicht dringend, überfällig

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Bitte die Mitglieder deines Teams, die Schlagwörter zu aktualisieren, sobald sich der Status ändert.

In Evernote Business hast du verschiedene Möglichkeiten, um deine Teamprojekte zu verfolgen. Um zu sehen, an welchen Projekten dringend weitergearbeitet werden muss, speichere Suchanfragen mit Kombinationen aus Schlagwörtern wie „Beauftragter“ und „unvollständig“. Ziehe dann deine gespeicherten Suchen in die Seitenleiste für Schnellzugriffe, damit du immer rasch auf die Suchanfrage zugreifen kannst.

  • Ziehe deine wichtigsten gespeicherten Suchanfragen in die Schnellzugriffe, um rasch darauf zugreifen zu können.
  • Füge Erinnerungen hinzu, um dein Team über Fristen und Meilensteine zu informieren.

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