Tipps für das Organisieren von Notizen, Notizbüchern und Schlagwörtern

Tipps für das Organisieren von Notizen, Notizbüchern und Schlagwörtern
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Tipps für das Organisieren von Notizen, Notizbüchern und Schlagwörtern

Auch wenn Evernote die Suche nach Inhalten von sich aus leicht macht, ist es immer hilfreich, Notizen, Notizbücher und Schlagwörter konsistent zu benennen und zu organisieren, damit du und andere das Gesuchte noch leichter wiederfinden können.

Mehr über das Organisieren von Notizen in Notizbüchern erfahren

Mehr über das Organisieren von Notizen mit Schlagwörtern erfahren

Tipps für eine bessere Organisation von Notizen

  1. Erstelle eine logische Notizbuchstruktur
  2. Lege eine Reihe wiederverwendbarer Schlagwörter fest
  3. Führe eine Namenskonvention ein

Logische Notizbuchstruktur erstellen

Du hast mehrere Möglichkeiten zum Organisieren von Notizbüchern, beispielsweise nach Projekttitel oder ‑status, nach Abteilung oder Gruppe, nach Kundenkonten usw.

Beispiele:

Gruppe (oder Abteilung): Notizbuch

Beschreibung

Personalabteilung:

Handbuch für neue Mitarbeiter

Beinhaltet eine Sammlung von Ressourcen, die für das gesamte Unternehmen freigegeben sind (Urlaubsregeln, Leistungen, Betriebsurlaube, Regeln und Vorgehensweisen, Organisationsdiagramm usw.).

Personalrekrutierung:

Ressourcen für Personalverantwortlicher

Umfasst Inhalte wie Vorlagen für Bewerbungsgespräche und Feedback, Abläufe zur Stellenausschreibung und Stellenbeschreibungen, die nur für das Personalteam freigegeben sind.

Produktentwicklung:

Projekt X

Umfasst Notizen mit Spezifikationen, Entwürfen, Meeting-Notizen und Aufgaben, die für jedes Produktteam freigegeben sind.

Design:

Ressourcen für das Branding

Umfasst Ressourcen wie Logos, Bilder und Schriftarten, die für das gesamte Unternehmen freigegeben sind.

Vertrieb und Marketing:

Bewährte Praktiken

Umfasst Geschichten und Fallstudien von Unternehmen zur vorbildlichen Verwendung eines Produktes, die für das gesamte Unternehmen freigegeben sind.

Marketing:

Design-Inspirationen

Umfasst Beispiele von guten E‑Mails, geclippten Webseiten und Kampagnen anderer Unternehmen, die für das Marketing-Team freigegeben sind.

Wiederverwendbarer Schlagwörter festlegen

Füge durchsuchbare Schlagwörter mit Bezug auf eine Firma, den Projektstatus, eine Aufgabe, einen Projektträger usw. hinzu, damit die Inhalte noch leichter wiederzufinden und zu filtern sind.

Hinweis: Administratoren von Evernote Business-Konten können die Schlagwörter erstellen und verwalten, die ihre Nutzer verwenden sollen.

Beispiele

Typ

Beispiele für verwendete Schlagwörter

Standort

Personalrekrutierung:

Hamburg, München, Tokio, Boston

Status oder Phase

Aufgabenmanagement:

aktuell, nächstes, abgeschlossen

Ticket-Verfolgung:

neu, in_Bearbeitung, ausstehend, abgeschlossen

Schlüsselpersonen oder -team

Projektmanagement (Person oder Personalabteilung):

jfk, mlk, Marketing

Eindeutige Identifizierungsnummer

Personalrekrutierung (Job-ID):

ca-swe-14919, 14919

Software-Entwicklung (Spezifikationsnummer von Fehlern/Funktionen):

9984 oder de9984

Abteilung, Art und Funktion

Personalrekrutierung:

Android, iOS, Marketing

Kennzeichnung

Personalrekrutierung:

Humboldt-Universität, TUM, Göttingen

Consulting:

Unternehmen1, Unternehmen2, Unternehmen3

Verwende einen Unterstrich („_“), um Schlagwörter aus mehreren Wörtern zu erstellen.

Personalrekrutierung:

Zürich_offen, Zürich_abgeschlossen

Namenskonvention einführen

Namenskonventionen erleichtern letztendlich allen Beteiligten das Suchen nach Inhalten sowie deren Verwaltung. Du könntest Beispielsweise eine Richtlinie vorschlagen, nach der jede Gruppe oder Abteilung einen eigenen Code verwendet (z. B. „MKTG“ für Marketing), wenn sie ein neues Notizbuch benennt. Dieser Code kann dann verwendet werden, um nach allen Notizbüchern einer bestimmten Gruppe oder Abteilung zu suchen.

Beispiele

  • Für Notizbücher: Alle Titel von Notizbüchern beginnen mit einem Präfix (einem Wort) für die Abteilung oder Gruppe, der das Notizbuch gehört. Alle Notizbücher der Vertriebsabteilung könnten dann beispielsweise mit „Vertrieb:“ (wie in „Vertrieb: Berichte“) beginnen.

  • Für Notizen: Alle Notizen mit Bezug auf ein Meeting beginnen ihren Titel mit dem Datum wie in „2019-09-04 wöchentliches Meeting“.

  • Für Schlagwörter: Alle Schlagwörter, die sich auf ein Projekt oder ein Freigabestadium beziehen, beginnen mit einem Stern („*“) wie in „*alpha“, „*design“, oder „*ausstehend“.

Vorlage – Evernote Business – Organisationsstruktur  | Beispiel

 

Worin unterscheiden sich Schlagwörter für private Notizen von gemeinsamen Schlagwörtern und Schlagwörtern für Business-Notizen?

  • Schlagwörter für private Notizen: Du kannst in jedem von dir erstellten privaten Notizbuch Schlagwörter erstellen, entfernen und bearbeiten. Ebenso kannst du nicht länger benötigte Schlagwörter aus deinem Konto löschen. Wenn du ein privates Notizbuch in ein Business-Notizbuch konvertierst, legt Evernote im Business-Konto automatisch Schlagwörter mit derselben Bezeichnung an, ohne die vorhandenen Schlagwörter aus deinem privaten Konto zu löschen (obwohl deine privaten Notizen im Zuge der Konvertierung in den Papierkorb verschoben werden).

  • Gemeinsame Schlagwörter: Wenn dir für ein bestimmtes freigegebenes Notizbuch die Berechtigung zum Bearbeiten gewährt wurde, kannst du jeder Notiz in diesem Notizbuch auch Schlagwörter zuweisen oder sie entfernen. Wenn du Schlagwörter von Notizen aus einem für dich freigegebenen Notizbuch entfernst, bleiben diese Schlagwörter im Konto des Erstellers des Notizbuchs weiterhin erhalten. Sobald ein Schlagwort von allen Notizen aus einem freigegebenen Notizbuch entfernt wurde, lässt sich diese Aktion nicht mehr rückgängig machen. In diesem Fall musst du den Ersteller des Notizbuchs darum bitten, den freigegebenen Notizen das Schlagwort bzw. die Schlagwörter erneut zuzuweisen.

  • Schlagwörter für Business-Notizen: In jedem Business-Notizbuch, dem du beigetreten bist und für das dir die Berechtigung zum Bearbeiten gewährt wurde, kannst du Notizen Schlagwörter zuweisen bzw. sie wieder entfernen. Allerdings können nur Administratoren des Business-Kontos von der Administratorkonsole aus Schlagwörter umbenennen oder aus dem Konto löschen.

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Schlüsselwörter:

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