Erste Schritte mit Arbeitsbereichen

Erste Schritte mit Arbeitsbereichen
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Erste Schritte mit Arbeitsbereichen

Inhalt:

 

Übersicht

Die Arbeitsbereiche von Evernote Business stellen für dich und dein Team die einfachste Möglichkeit dar, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren, Inhalte für die gemeinsame Nutzung freizugeben und gemeinsam mehr zu erreichen.

Das Erstellen eines neuen Arbeitsbereichs für jedes Projekt, jedes Thema oder jede Arbeitsgruppe bietet deinem Team folgende Vorteile:

  • Schnelles und unkompliziertes Anzeigen, Freigeben und Bearbeiten von zusammengehörigen Notizen und Notizbüchern an einem zentralen Ort
  • Einfacher Überblick über die Aktivitäten der anderen Teammitglieder (welche Inhalte wurden hinzugefügt oder aktualisiert)
  • Hervorhebung wichtiger Notizen durch einfaches Anheften, um sie schnell wiederzufinden und leicht zugänglich zu machen

Sobald du einen Arbeitsbereich erstellt hast, lade andere Personen ein, damit sie automatisch auf alle Notizen und Notizbücher in diesem Arbeitsbereich zugreifen und sich etwaige Aktualisierungen anzeigen lassen können.

Einsatzmöglichkeiten für Arbeitsbereiche

Wie genau du und dein Team eure Arbeitsbereiche organisiert, hängt ganz von eurer Arbeitsweise und euren Zielsetzungen ab.

BEISPIELE:

  • Verwaltung von Kunden und Lieferanten

    ZIELE: Überblick über Kunden- und Partnerkonten sowie einfaches Erfassen, Speichern und Wiederfinden benötigter Inhalte durch alle Teammitglieder.

    HIGHLIGHTS:

    • Ein Arbeitsbereich für jede Gruppe von Kunden bzw. Lieferanten, kategorisiert nach Geografie, Besitzer oder Typ
    • Separate Notizbücher für jedes Kunden- bzw. Lieferantenkonto mit den jeweiligen Meetingnotizen, Anregungen aus dem Internet oder Angebotsunterlagen im PDF-Format
    • Bereich „Neuigkeiten“ zum Verfolgen aktueller Aktivitäten oder Meetings zum Kunden bzw. Lieferanten
    • Bereich „Angeheftete Notizen“ für den schnellen Zugriff auf wichtige Kunden- oder Lieferantenunterlagen und Dinge, die der sofortigen Aufmerksamkeit bedürfen
  • Projektmanagement

    ZIELE: Überblick über projektbezogene Informationen, Aufgaben und Zeitpläne sowie einfaches Erfassen, Speichern und Wiederfinden benötigter Inhalte durch alle Teammitglieder.

    HIGHLIGHTS:

    • Ein eigener Arbeitsbereich für jedes Projekt
    • Separate Notizbücher für verschiedene Arten von Informationen (z. B. Meetingnotizen, Ideen, Planungsziele oder Marketingmaterialien)
    • Bereich „Neuigkeiten“ zum Verfolgen kürzlich aktualisierter Projektzeitpläne oder Aufgabenlisten
    • Bereich „Angeheftete Notizen“ für den schnellen Zugriff auf die Projektübersicht, Meilensteine oder wichtige Mitteilungen
  • Prozessmanagement

    ZIEL: Verwaltung und Verfolgung von Personen und Arbeitsergebnissen auf ihrem Weg durch alle Phasen eines Prozesses.

    • Beispielsweise könnte ein Personalchef oder Personalvermittler den Lebenslauf eines Bewerbers von einem Notizbuch in ein anderes verschieben, während der Bewerber den Rekrutierungsprozess durchläuft.
    • Unter „Neuigkeiten“ würden dann die jüngsten Aktivitäten zu den Bewerbern angezeigt, während dein Team unter „Angeheftete Notizen“ schnell auf die wichtigsten Richtlinien zum Einstellungsverfahren und Personalwesen zugreifen könnten.

    HIGHLIGHTS:

    • Ein eigener Arbeitsbereich für jeden Prozess (z. B. Personaleinstellung, Blog-Publikation oder kreative Entwicklungsprozesse)
    • Separate Notizbücher für jeden Schritt, jede Phase bzw. jede Stufe eines Prozesses; mit separaten Notizen zu jeder Person oder jedem Arbeitsergebnis, die bzw. das verfolgt werden soll
    • Bereich „Neuigkeiten“ zum Verfolgen kürzlich aktualisierter Informationen zu Bewerbern, Dokumenten oder Projektbeschreibungen
    • Bereich „Angeheftete Notizen“ für den schnellen Zugriff auf Fragen für Bewerbungsgespräche, Marken- und Stilrichtlinien oder Genehmigungslisten

 

Arbeitsbereiche einrichten

Bevor du loslegst, solltes du Evernote öffnen und einige der Musterbereiche im Übersichtsverzeichnis erkunden. Besprich dich mit deinem Team, um herauszufinden, welche Art von Arbeitsbereich am sinnvollsten für dein Team ist. Halte dich anschließend an die nachfolgenden Schritte:

  1. Erstelle einen neuen Arbeitsbereich
  2. Fülle deinen Arbeitsbereich mit Notizen
  3. Gib deinen Arbeitsbereich für das Team frei

Sobald du ihn für dein Team freigegeben hast, kann jedes Teammitglied alle Inhalte des Arbeitsbereichs einsehen. Du kannst jedoch festlegen, welche Berechtigungen den einzelnen Personen gewährt werden.

Neuen Arbeitsbereich erstellen

Um einen Arbeitsbereich zu erstellen, klicke auf Neuer Arbeitsbereich und gib ihm einen Namen.

Erstellen eines Arbeitsbereichs

Arbeitsbereich mit Notizen füllen

Am besten beginnst du damit, einige Notizen direkt im Arbeitsbereich zu erstellen. Einzelne Notizen in einem Arbeitsbereich können dabei als Orientierungshilfe dienen. Notizen wie „Informationen zum Arbeitsbereich“ oder „Team-Einführung“ sind beispielsweise hervorragend geeignet, damit neue Teammitglieder sich leichter im Arbeitsbereich bzw. im Team zurechtfinden können.

Eine Notiz lässt sich wie folgt zum Arbeitsbereich hinzufügen:

  1. Klicke in der Seitenleiste auf den grünen Menüpunkt + Neue Notiz.
  2. Gib der Notiz einen Titel und füge etwas Text oder Bilder in sie ein.

Arbeitsbereich mit Notizen füllen

Notizen mithilfe von Notizbüchern organisieren

Gruppiere zusammengehörige Notizen in Notizbüchern, um für Ordnung in deinem Arbeitsbereich zu sorgen.

Ein neues Notizbuch lässt sich wie folgt direkt vom Arbeitsbereich aus erstellen:

  1. Klicke entweder in der Mitte des Bildschirms auf Neues Notizbuch oder in der oberen rechten Ecke auf das Symbol „+ Notizbuch“.
  2. Gib dem neuen Notizbuch einen Namen.

Sobald du ein Notizbuch erstellt hast, kannst du eine Notiz verschieben, indem du sie auswählst und per Drag-and-drop an die gewünschte Stelle ziehst. Um den Inhalt eines Notebooks ein- bzw. auszublenden, klicke einfach auf den Pfeil neben dem Namen des Notizbuchs.

Verschieben von Notizen in ein Notizbuch

Verwendet dein Team bereits Evernote Business?

Solltest du Evernote bereits verwenden, kannst du vorhandene Notizbücher in einen Arbeitsbereich verschieben. Stelle dazu sicher, dass du über Bearbeitungsrechte sowohl für die zu verschiebenden Notizbücher als auch für den Arbeitsbereich verfügst, in den die Notizbücher verschoben werden sollen.

Notizbücher lassen sich wie folgt in einen Arbeitsbereich verschieben:

  • Klicke in einem Arbeitsbereich auf die drei Punkte in der Kopfzeile des gewünschten Notizbuchs, wähle den Menüpunkt „Notizbuch verschieben in…“ aus und klicke anschließend auf den Arbeitsbereich, in den das Notizbuch verschoben werden soll.
  • Suche in einer beliebigen Notizbuchauflistung nach dem Notizbuch, das verschoben werden soll. Klicke es mit der rechten Maustaste an und wähle den Menüeintrag „Notizbuch verschieben“ aus.

Hinweis: Notizbücher können sich immer nur in einem Arbeitsbereich zurzeit befinden.

Importieren von Notizbüchern

Arbeitsbereich für das Team freigeben

Sobald du ein paar Notizen und Notizbücher zu deinem Arbeitsbereich hinzugefügt hast, ist es an der Zeit, dein Team einzuladen, damit ihr alle zusammenarbeiten könnt.

  1. Klicke auf die Schaltfläche „Einladen“, um beliebige Mitglieder des Evernote Business-Kontos deines Unternehmens einzuladen.
  2. Entscheide für jedes Teammitglied einzeln, ob es berechtigt sein soll, die Inhalte nur einzusehen, sie zu bearbeiten oder sogar andere Personen einzuladen. Hinweis: Eingeladene Teammitglieder erhalten für alle Notizen und Notizbücher im jeweiligen Arbeitsbereich die gleiche Berechtigungsstufe.
  3. Rechts oben auf dem Bildschirm kannst du nachsehen, für wen du einen Arbeitsbereich freigegeben hast.

Teammitglieder einladen

Gib deinen Arbeitsbereich für alle Nutzer des Business-Kontos frei

Damit alle Nutzer des Evernote Business-Kontos deinen Arbeitsbereich sehen und ihm beitreten können, wähle im Fenster „Arbeitsbereich erstellen“ die Option „Im Übersichtsverzeichnis für dein Unternehmen auflisten aus. Um auf das Übersichtsverzeichnis zuzugreifen, klicke am Ende deiner Liste mit Arbeitsbereichen auf Übersichtsverzeichnis.

Im Übersichtsverzeichnis auflisten

 

Effektiveres Arbeiten im Team

Arbeitsbereiche erleichtern es dir und deinem Team, auf dem Laufenden zu bleiben, ohne dass ihr euch zusätzlich E-Mails schicken müsst.

Jeder Arbeitsbereich beinhaltet folgende praktische Widgets:

  • Neuigkeiten – mit allen kürzlich erstellten bzw. aktualisierten Notizen
  • Angeheftete Notizen – mit Notizen, die für den schnellen Zugriff angeheftet wurden

Neuigkeiten

Neuigkeiten

Hier kannst du auf einen Blick sehen, welche Notizen im Arbeitsbereich von dir oder anderen Mitgliedern des Teams kürzlich hinzugefügt oder aktualisiert wurden. Diese Ansicht der Notizen wird automatisch aktualisiert und erweist sich als besonders nützlich, um alle Teammitglieder über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Angeheftete Notizen

Angeheftete Notizen

Dieses Widget ermöglicht den schnellen Zugriff auf Notizen, die stets präsent sein sollen, beispielsweise Projektübersichten, Richtlinien für Prozesse oder aktuelle Berichte.

Notizen lassen sich in Evernote Web wie folgt anheften:

  1. Klicke auf Bearbeiten.
  2. Wähle die anzuheftende Notiz bzw. die anzuheftenden Notizen in der Liste aus.
  3. Klicke auf Fertig.

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