Einführung in Evernote Business Beta

Einführung in Evernote Business Beta

Einführung in Evernote Business Beta

Inhalt:

 

Übersicht

Mit dem neuen Evernote Business Beta könnt du und dein Team euch besser organisieren, enger zusammenarbeiten und produktiver sein.

Ihr könnt die Betaversion in Evernote für Windows, Mac, iOS, Android und in der Webversion aktivieren.

Evernote Business-Kontoadministratoren:

  1. Klicke in der Administratorkonsole auf „Betafunktionen verwalten“.
  2. Suche die Betafunktion der Arbeitsbereiche.
  3. Wähle „Betafunktion aktivieren“ aus.

Evernote-Endnutzer:

1. Aktiviere die Betafunktion auf deinen Geräten:

  • Windows: Gehe zu Optionen > Allgemein > Einstellungen und klicke „Betafunktionen und -updates aktivieren“ an.
  • Mac : Gehe zu Einstellungen > Softwareupdate > Optionen und klicke „Auf Betaversion aktualisieren, wenn verfügbar“ an. Hinweis: Falls du den Tab „Softwareupdate“ unter „Einstellungen“ nicht siehst, verwendest du die Mac App Store-Version von Evernote. Lade stattdessen Evernote von unserer Website herunter und folge der Anleitung zum Aktivieren der Betafunktion.
  • Android: Installiere Evernote, tritt dem Evernote-Programm für Betatester im App Store bei und installiere die Betaversion von Evernote.
  • iOS und Web: Da du die Betaversion aktiviert hast, siehst du sie automatisch nach der Anmeldung.

2. Führe ein Update auf die neueste Version von Evernote durch.

Wenn du Fragen oder Kommentare zur Betafunktion hast, lass es uns in den Evernote-Foren wissen.

 

Neue Funktionen

Arbeitsbereiche – die neue Form der Zusammenarbeit

In den Arbeitsbereichen lassen sich die Informationen des Teams in Evernote Business noch effizienter organisieren. Du kannst Arbeitsbereiche für einzelne Projekte, Teams oder Themen erstellen, sie mit Notizen und Notizbüchern füllen und dann mit deinem Team teilen. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Inhalte im Arbeitsbereich, können Informationen somit schneller finden und gemeinsam mehr erreichen.

Die Arbeitsbereiche können ganz nach den Wünschen des Teams eingerichtet werden, z. B. als Notizbuch- oder Notizsammlung, die zu einem bestimmten Projekt, Thema oder einer Arbeitsgruppe gehört. Einige Beispiel für Arbeitsbereiche:

Einsatzmöglichkeiten für Arbeitsbereiche

Verwaltung von Kunden und Anbietern

  • Du kannst Notizbücher für jeden Kunden oder Anbieter erstellen und darin Notizen zu Meetings, Ideen und Vorschlägen aufbewahren. Falls du bereits entsprechende Notizbücher hast, gruppiere sie in den Arbeitsbereichen nach Standort, Inhaber oder Typ.
  • Alle in den Arbeitsbereichen gespeicherten Informationen sind automatisch für alle eingeladenen Teammitglieder verfügbar.
  • Falls du Evernote Business Beta in der Webversion verwendest, hast du über das Widget „Neuigkeiten“ einen Überblick über die letzten Aktivitäten, Meetings und Aufgaben. Im Widget „Angeheftete Notizen“ kannst du zum Beispiel auf Kunden hinweisen, denen das Team besondere Aufmerksamkeit schenken sollte.

Überblick über die Arbeitsbereiche

Projektmanagement

  • Du kannst Meetingnotizen, Ideen, Designdetails und Marketingmaterial in Notizbüchern speichern. Dieser Arbeitsbereich wurde zum Beispiel für das Neudesign eines Newsletters erstellt. Alle Ideen, bisherige Ergebnisse und Vorbereitungen für das Projekt sind in den Notizbüchern des Arbeitsbereichs gesammelt.
  • Im Projektverlauf sind die aktuellsten Änderungen im Widget „Neuigkeiten“ (in Evernote Business Beta in der Webversion) zu sehen. Du kannst zum Beispiel auch eine Notiz zur Projektübersicht für dein Team im Widget „Angeheftete Notizen“ erstellen.

Überblick über die Arbeitsbereiche

Prozessmanagement

Die Notizbücher in einem Arbeitsbereich können auch für einzelne Phasen in einem Ablauf stehen. Im Laufe eines Projekts kannst du so Notizen von einem Notizbuch in das nächste verschieben. Zum Beispiel:

  • In der Personalabteilung können Notizbücher für Lebensläufe, Telefongespräche und Vorstellungsgespräche eingesetzt werden.
  • In diesem Beispiel verschiebt der zuständige Recruiter die Kandidaten im Laufe der Bewerbung von einem Notizbuch in das nächste.
  • Im Widget „Neuigkeiten“ sind die neuesten Aktivitäten der Bewerber zu finden. Im Widget „Angeheftete Notizen“ hat dein Team einen Überblick über die wichtigsten Anleitungen für Bewerbungsgespräche und Personalfragen. Diese Widgets sind derzeit nur in Evernote Business Beta in der Webversion verfügbar.

Überblick über die Arbeitsbereiche

Wie du deine Arbeitsbereiche einrichtest, bleibt ganz dir und deinem Team überlassen. Besprich die Anforderungen und Grundlagen der Zusammenarbeit am besten mit allen Teammitgliedern. Vergiss dabei nicht, dass Notizbücher nur in einem einzigen Arbeitsbereich gespeichert werden können.

Ersten Arbeitsplatz einrichten

Arbeitsbereich erstellen

Klicke auf Neuer Arbeitsbereich und gib einen Namen ein, z. B. „Vertrieb“.

Arbeitsbereich erstellen

Inhalt zum Arbeitsbereich hinzufügen

In deinem neuen Arbeitsbereich kannst du dann direkt ein Notizbuch erstellen. Klicke dazu in der Mitte des Bildschirms auf die Schaltfläche Neues Notizbuch oder oben rechts auf das Symbol + Notizbuch.

Inhalt zum Arbeitsbereich hinzufügen

Gib einen Namen für das neue Notizbuch ein.

Notizbuch benennen

Falls du bereits Notizbücher in Evernote erstellt hast, kannst du sie auch importieren. Gehe zum gewünschten Notizbuch und klicke mit der rechten Maustaste darauf. Wähle Notizbuch verschieben aus, um es in den Arbeitsbereich zu verschieben.

Notizbuch verschieben

Wähle den Arbeitsbereich aus, in den du das Notizbuch verschieben möchtest.

Notizbuch als Ziel auswählen

Du kannst auch in einem Notizbuch auf die drei Punkte im Notizbuch-Header klicken, Notizbuch verschieben in auswählen und anschließend auf einen Arbeitsbereich klicken.

Notizbuch in einen anderen Arbeitsbereich verschieben

Nachdem du Notizbücher zu deinem Arbeitsbereich hinzugefügt hast, siehst du eine Übersicht über alle neuen Notizen und eine Liste aller Notizbücher und Notizen. Wenn du Teammitglieder eingeladen hast, siehst du, mit wem du den Arbeitsbereich geteilt hast.

Arbeitsbereich als Beispiel

Neben Notizbüchern kannst du auch einzelne Notizen direkt im Arbeitsbereich erstellen. Darin kannst du einen Überblick über die Inhalte oder neuen Teammitgliedern eine Einführung in den Arbeitsbereich geben.

Wenn du eine Notiz hinzufügen möchtest, klicke in der Seitenleiste auf die grüne Schaltfläche + Neue Notiz. Gib dann einen Titel und andere Details der Notiz ein. In diesem Beispiel fügen wir eine Notiz mit einem Überblick über den Arbeitsbereich des Vertriebsteams hinzu.

Notiz in einem Arbeitsbereich erstellen

Wenn du dann in den Arbeitsbereich zurückgehst, sieht du die eben erstelle Notiz in der Inhaltsliste.

Zusammenarbeit im Team

Nachdem du die ersten Notizbücher und Notizen im Arbeitsbereich hinzugefügt hast, kannst du sie für dein Team freigeben. Klicke auf die Schaltfläche Einladen, um die Teammitglieder des Evernote Business-Kontos deines Unternehmens einzuladen. Dabei kannst du für die Nutzer festlegen, ob sie Berechtigungen zum Anzeigen, Bearbeiten oder Einladen haben.

Teammitglieder einladen

Eingeladene Teammitglieder haben die gleichen Berechtigungen für alle Notizen und Notizbücher im Arbeitsbereich. Wenn sie Evernote Business Beta verwenden, haben sie jederzeit Zugriff auf den Arbeitsbereich.

Oben rechts am Bildschirm lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer Zugriff auf den Arbeitsbereich hat.

Überblick über die Arbeitsbereiche

Jederzeit informiert mithilfe von Widgets

Eine neue Funktion in Evernote Business Beta sind Widgets. Darin findet du und dein Team aktuelle Informationen und müsst euch Neuigkeit nicht erst per E-Mail senden. In den Widgets werden alle vor Kurzem erstellten oder aktualisierten Notizen sowie angeheftete Notizen angezeigt, auf die das Team so schneller zugreifen kann. Diese Funktion ist derzeit nur in Evernote Business Beta in der Webversion verfügbar.

Im Widget „Neuigkeiten“ ist eine Liste der vor Kurzem hinzugefügten oder aktualisierten Notizen zu finden. So sind die neuesten Informationen immer für das ganze Team zu sehen und alle sind auf dem neuesten Stand. Das ist besonders hilfreich, um Teammitglieder über den Fortschritt von Projekten auf dem Laufenden zu halten.

Widget „Neuigkeiten“

Notizen, die das Team stets präsent haben sollte, wie Übersichten, Richtlinien zum Ablauf oder aktuelle Berichte, kannst du über das Widget „Angeheftete Notizen“ in den Vordergrund stellen.

Um eine Notiz anzuheften, klicke auf die Schaltfläche „Bearbeiten“.

Notiz anheften

Wähle die Notiz in der Liste aus, die du anheften möchtest. In unserem Beispiel wählen wir die Notiz mit dem Überblick über das Vertriebsteam aus.

Angeheftete Notizen

Klicke auf „Fertig“ und die Notiz wird im Widget angeheftet. Das Team findet so wichtige Zusammenfassungen, Zeitpläne oder Meetingnotizen auf einen Blick, ohne erst nach den Informationen suchen zu müssen.

Widget im Arbeitsbereich

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Teilnahme am Evernote Business Beta-Programm

Müssen alle Nutzer in meinem Unternehmen am Betaprogramm teilnehmen?

Nutzer unter Android und iOS sowie der Webversion erhalten die Betafunktionen automatisch, sobald die Betaversion aktiviert wurde. Nutzer unter Mac und Windows können die Betafunktion in den Einstellungen aktivieren und deaktivieren.

Wie kann ich Feedback zur Betaversion geben?

Wir freuen uns über dein Feedback. Wende dich dazu an unseren Support oder sende uns einen Kommentar in den Foren.

Wie kann ich die Betaversion wieder deaktivieren?

  • Web: Du kannst zur aktuellen Version von Evernote Web wechseln, indem du links oben auf deinen Namen und dann auf „Zur Vollversion von Evernote“ klickst.
  • Windows: Gehe zu „Optionen“ > „Allgemein“ und deaktiviere die Option „Betafunktionen und -updates aktivieren“.
  • Mac: Gehe zu „Einstellungen“ > „Softwareupdate“ und deaktiviere die Option „Betafunktionen und -updates aktivieren“.
  • Android und iOS: Bitte deinen Administrator, die Betaversion in der Administratorkonsole zu deaktivieren.

Funktionsweise von Arbeitsbereichen

Was sind Arbeitsbereiche?

In den Arbeitsbereichen lassen sich die Informationen des Teams in Evernote Business noch effizienter organisieren. Du kannst Arbeitsbereiche für einzelne Projekte, Teams oder Themen erstellen, sie mit Notizen und Notizbüchern füllen und dann mit deinem Team teilen. Alle Teammitglieder haben Zugriff auf die Inhalte im Arbeitsbereich, können Informationen somit schneller finden und gemeinsam mehr erreichen.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbereichen und Notizbüchern?

In Notizbüchern können Informationen organisiert und freigegeben werden. In Arbeitsbereichen könnt du und dein Team hingegen gemeinsam an Projekten oder Inhalten arbeiten, die möglicherweise auf verschiedene Notizbücher aufgeteilt sind.

  • Ein Arbeitsbereich kann sowohl Notizbücher als auch einzelne Notizen enthalten. Damit soll die Organisation von großen Informationsmengen vereinfacht werden.
  • Ein Arbeitsbereich enthält Widgets, die deinem Team eine Übersicht über aktuelle Entwicklungen bieten.

Was ist der Unterschied zwischen Arbeitsbereichen und Stapeln?

Stapel dienen der benutzerdefinierten Organisation deiner Notizbücher, Arbeitsbereiche sind in ähnlicher Weise für dein Team ausgelegt, damit alle immer auf dem neusten Stand sind und Informationen einfach finden können.

Deine Stapel sind nur für dich zugänglich, du kannst sie nicht freigeben und jeder Nutzer kann für ihn freigegebene Notizbücher in verschiedenen Stapeln aufbewahren. Arbeitsbereiche können hingegen von allen eingeladenen Teammitgliedern genutzt werden. Notizen und Notizbücher können immer nur in einem Arbeitsbereich vorhanden sein. Inhalte lassen sich ganz einfach freigeben, indem man den Empfänger zum Arbeitsbereich einlädt. Im Gegensatz zu Stapeln können Arbeitsbereiche einzelne Notizen enthalten.

Wer hat Zugriff auf die Inhalte eines Arbeitsbereichs?

Nutzer, die zu einem Arbeitsbereich eingeladen werden, haben Zugriff auf die Inhalte. Je nach Berechtigung können sie die enthaltenen Notizen und Notizbücher bearbeiten und andere Teammitglieder einladen.

Kann ich mit mir geteilte Inhalte im Arbeitsbereich veröffentlichen?

Ja, wenn du die Berechtigung zum Verschieben hast.

Wie lösche ich einen Arbeitsbereich?

In der Betaversion können Arbeitsbereiche derzeit noch nicht gelöscht werden. Du kannst jedoch Mitglieder aus dem Arbeitsbereich entfernen.

Haben Teammitglieder eines Arbeitsbereichs automatisch Berechtigungen für alle Notizbücher im Arbeitsbereich?

Ja. Mitglieder eines Arbeitsbereichs haben alle die gleichen Berechtigungen für die Inhalte. Falls ein Nutzer höhere Berechtigungen für ein Notizbuch oder eine Notiz hat als im Arbeitsbereich gewährt, bleiben diese höheren Berechtigungen bestehen.

Kann ein Nutzer einem Arbeitsplatz beitreten, ohne Zugriff auf alle darin enthaltenen Notizbücher zu haben?

Nein.

Kann eine Notiz oder ein Notizbuch in mehreren Arbeitsbereichen enthalten sein?

Nein.

Wie kann ich ein Business-Notizbuch löschen oder den Zugriff deaktivieren?

Verwende Evernote für Mac oder Windows, um ein Business-Notizbuch zu verlassen und es aus dem Konto zu löschen. Nur Kontoadministratoren können Business-Notizbücher über die Administratorkonsole löschen.

Notizen und Notizbücher in Evernote Business Beta in der Webversion verwalten

Was wird in Evernote Business Beta in der Webversion unterstützt?

In Evernote Business Beta in der Webversion werden Business-Notizen und -Notizbücher unterstützt. Wenn du private Notizen und Notizbücher nutzen möchtest, verwende Evernote für Mac, Windows, iOS oder Android. Oder du kannst auch zur Vollversion von Evernote Web wechseln. Gehe dazu wie folgt vor:

Klicke auf „Privat“, um auf private Notizen und Notizbücher in der Vollversion von Evernote Web zuzugreifen. Oder klicke in Evernote Business Beta der Webversion auf das Kontomenü und dann auf „Zur Vollversion von Evernote“.

Habe ich Zugriff auf die Business Home und meine veröffentlichten Notizbücher?

In der Betaversion kann nicht auf die Business Home zugegriffen werden. Wenn du die Liste der veröffentlichten Business-Notizbücher aufrufen möchtest, wechsle zur Vollversion von Evernote Web.

Wie kann ich mehrere Notizen oder Notizbücher auswählen oder mehrere Notizen zwischen Notizbüchern verschieben?

Du kannst mehrere Notizbücher in einen Arbeitsbereich importieren. Klicke dazu im Arbeitsbereich rechts oben auf die Menüschaltfläche (drei vertikale Punkte). Wähle Inhalt importieren aus und wähle die Notizbücher aus, die du importieren möchtest. Andere Bulk-Funktionen für mehrere Elemente sind derzeit in der Betaversion nicht verfügbar, können jedoch in Evernote für Windows oder Mac durchgeführt werden.

Kann ich die Notizbuchansicht ändern?

Nein. Für Notizbücher ist lediglich die Listenansicht verfügbar.

Wie wechsle ich zur Vollversion von Evernote Web?

Klicke links oben im Browserfenster auf deinen Namen und wähle dann im Drop-down-Menü „Zur Vollversion von Evernote“ aus.

Zur Vollversion von Evernote wechseln

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