Přehled pracovních prostorů

Přehled pracovních prostorů
< Předchozí / Další >

Přehled pracovních prostorů

VYŽÁDAT SI UKÁZKU

V tomto průvodci:

 

Přehled

Pracovní prostory v Evernote Teams představují nejjednodušší způsob, jak se s týmem můžete soustředit, sdílet a společně dosahovat větších výsledků.

Vytvořením nového pracovního prostoru pro každý projekt, téma nebo pracovní skupinu má váš tým možnost:

  • Na jednom místě rychle prohlížet, sdílet a upravovat sbírky souvisejících poznámek a zápisníků
  • Snadno zjistit, na čem pracují ostatní členové vašeho týmu – co přidal nebo aktualizoval někdo jiný
  • Zvýrazňovat důležité poznámky připnutím – rychlá reference a snadný přístup

Jakmile si vytvoříte pracovní prostor, pozvěte ostatní, aby se k němu připojili. Budou tak mít automaticky přístup k poznámkám a zápisníkům v tomto pracovním prostoru a uvidí tam veškeré aktualizace.

 

Způsoby využití pracovních prostorů

Jak se vy a váš tým rozhodnete pracovní prostory uspořádat, závisí zejména na tom, jak váš tým pracuje a čeho chce dosáhnout.

PŘÍKLADY:

  • Správa klientů a dodavatelů

    CÍL: Udržovat si přehled o zákaznících a partnerech a usnadnit všem členům týmu rychlé zachycení, uložení a nalezení všeho potřebného.

    HLAVNÍ BODY:

    • Jeden pracovní prostor pro každou skupinu klientů nebo prodejců, rozdělený podle zeměpisné polohy, vlastníka nebo typu.
    • Samostatné zápisníky pro každého klienta nebo dodavatele s příslušnými poznámkami ze schůzek, nápady vystřiženými z webu nebo návrhy ve formátu PDF.
    • Pomocí funkce Co je nového můžete sledovat nedávné aktivity klientů a prodejců nebo schůzky.
    • Připnuté poznámky slouží k rychlému přístupu ke klíčovým klientům nebo dodavatelům, případně položkám, které vyžadují okamžitou pozornost.
  • Řízení projektů

    CÍL: Udržujte si přehled o projektových údajích, úkolech a časových osách. Usnadněte všem členům týmu rychlé zachycení, uložení a nalezení všeho potřebného.

    HLAVNÍ BODY:

    • Jeden pracovní prostor pro každý projekt
    • Oddělené zápisníky pro různé typy informací, jako jsou poznámky ze schůzek, nápady, specifikace designu nebo marketingové materiály.
    • Pokud chcete sledovat nedávno aktualizované časové plány projektů nebo seznamy úkolů, omrkněte Co je nového.
    • Připnuté poznámky slouží k rychlému přístupu k přehledu projektu, milníku nebo poznámkám ke zprávám.
  • Procesní řízení

    CÍL: Řídit a sledovat postup lidí a výstupy na každém jednotlivém kroku procesu.

    • Náborový manažer nebo personalista může v průběhu náborového procesu přesouvat životopisy uchazečů z jednoho zápisníku do druhého.
    • Sekce Co je nového sleduje nejnovější aktivity kandidátů a připnuté poznámky mohou vašemu týmu poskytnout rychlý přístup k pokynům pro nábor a personalistiku.

    HLAVNÍ BODY:

    • Jeden pracovní prostor na každý proces, například nábor, publikování na blogu nebo kreativní design.
    • Samostatné zápisníky na každý krok/fázi/etapu procesu se samostatnými poznámkami na každou osobu nebo výstup, který chcete sledovat.
    • Pokud si chcete prohlédnout nedávno aktualizované kandidáty, kopie dokumentů nebo zadání projektů, podívejte se do sekce Co je nového.
    • Připnuté poznámky slouží k rychlému přístupu k otázkám na pohovor, pokynům pro značku a styl nebo seznamům schvalovatelů.

 

 

Jak nastavit pracovní prostory

Než začnete, otevřete Evernote a prozkoumejte v týmovém adresáři pár příkladů. Určete si s týmem, které typy pracovních prostorů dávají vašemu týmu největší smysl, a poté postupujte podle těchto tří kroků:

  1. Vytvořit nový pracovní prostor
  2. Zaplňte pracovní prostor poznámkami
  3. Sdílejte pracovní prostor s týmem

Jakmile pracovní prostor nasdílíte se svým týmem, všichni jeho členové uvidí vše, co se v tomto pracovním prostoru nachází. Můžete ale rozhodnout, jakou úroveň oprávnění každá osoba dostane.

 

Vytvoření nového pracovního prostoru

Kliknutím na Nový pracovní prostor vytvořte pracovní prostor a pojmenujte ho.

Vytvořit pracovní prostor

 

 Zaplňte pracovní prostor poznámkami

Začněte vytvořením několika poznámek přímo v pracovním prostoru. Jednotlivé poznámky uvnitř pracovního prostoru mohou sloužit jako referenční průvodce. Například poznámka „O tomto pracovním prostoru“ nebo poznámka „Nástup do týmu“ jsou skvělým způsobem, jak nové členy týmu seznámit s pracovním prostorem a s vaším týmem.

Přidání poznámky do pracovního prostoru:

  1. Klikněte na zelené tlačítko + Nová poznámka v postranním panelu
  2. Přidejte název a text nebo obrázky

Zaplňte pracovní prostor poznámkami

 

V zápisnících si uspořádejte poznámky

Seskupte sbírku souvisejících poznámek do zápisníků a udržujte si v nich pořádek.

Pokud chcete vytvořit nový zápisník přímo v daném pracovním prostoru:

  1. Uprostřed obrazovky klikněte na možnost Nový zápisník nebo v pravém horním rohu obrazovky na ikonu „+ Zápisník“.
  2. Svůj nový zápisník pojmenujte.

Po vytvoření zápisníku můžete poznámku přesunout tak, že ji vyberete a přetáhnete na požadované místo. Pokud chcete obsah zápisníku zobrazit nebo skrýt, stačí kliknout na šipku vedle názvu zápisníku.

 

Přesun poznámek do zápisníků

 

Váš tým už Evernote Teams používá?

Pokud už Evernote používáte, můžete do něj přesunout stávající zápisníky. Ujistěte se, že máte oprávnění k úpravám jak přesouvaných zápisníků, tak pracovního prostoru, do kterého je přesouváte.

Přesunutí stávajících zápisníků do pracovního prostoru:

  • V libovolném pracovním prostoru klikněte v záhlaví zápisníku na tři tečky, poté vyberte možnost „Přesunout...“ a vyberte pracovní prostor, do kterého jej chcete přesunout.
  • V libovolném seznamu zápisníků vyhledejte stávající zápisník, který chcete přesunout, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a vyberte možnost „Přesunout zápisník“.

Upozornění: Zápisníky mohou být v jednom okamžiku umístěny pouze v jednom pracovním prostoru.

Import zápisníků

 

Nasdílejte pracovní prostor s týmem

Jakmile do svého pracovního prostoru přidáte několik poznámek a zápisníků, je čas pozvat tým, aby všichni mohli spolupracovat.

  1. Kliknutím na tlačítko „Pozvat“ pozvěte každého, kdo je součástí účtu Evernote Teams vaší společnosti.
  2. Rozhodněte, jestli jednotliví členové týmu budou moci prohlížet nebo upravovat obsah a zvát ostatní. Upozornění: Jakmile členy týmu pozvete, budou mít v tomto pracovním prostoru u všech poznámek a zápisníků stejnou úroveň oprávnění.
  3. V pravém horním rohu obrazovky se můžete podívat, s kým jste pracovní prostor nasdíleli.

Pozvěte spolupracovníky

 

Sdílení pracovního prostoru se všemi na účtu Teams

Pokud chcete komukoliv z účtu Evernote Teams umožnit zobrazování nebo připojování k vašemu pracovnímu prostoru, vyberte v okně „Vytvořit pracovní prostor“ možnost „Zveřejnit v adresáři“. Pokud chcete adresář otevřít, klikněte v dolní části seznamu pracovních prostorů na možnost Adresář.

 

Uvést v adresáři pracovních prostorů

 

 

Pracujte v týmu efektivněji

Pracovní prostory jsou navrženy tak, aby vám a vašemu týmu pomohly zůstat v obraze bez nutnosti neustále si posílat e-maily.

Každý pracovní prostor zobrazuje:

  • Co je nového: Všechny nedávno vytvořené a aktualizované poznámky
  • Připnuté poznámky: Poznámky, které byly připnuty k rychlému přístupu

 

Co je nového

 

Co je nového

Zjistěte, které poznámky v pracovním prostoru jste vy a ostatní členové týmu nedávno přidali a aktualizovali. Toto zobrazení poznámek se automaticky obnovuje a je obzvláště užitečné při poskytování aktuálních informací všem členům týmu během projektu.

 

Připnuté poznámky

 

Připnuté poznámky

Poskytněte rychlý přístup k poznámkám, na které chcete upozornit, například k přehledům projektů, procesním směrnicím nebo nedávným hlášením.

Poznámku připnete následovně:

  1. Klikněte na možnost Upravit
  2. V seznamu vyberte poznámku nebo poznámky, které chcete připnout
  3. Klikněte na Hotovo

LANGUAGES_PRODUCT